Procesos y Etapas de un Proyecto de Exportación

Según la definición del término “exportación” (leer artículo relacionado), este es un proceso; es decir, un “conjunto de actividades interrelacionadas que se llevan acabo en el transcurso del ciclo de vida del proyecto” (PMI, 2021) en este caso, el proyecto es cada negocio de exportación que desarrolle el Export Sales Manager (leer artículo relacionado). Comprender el proceso de un negocio de exportación nos ayuda a aumentar las posibilidades de éxito, al mismo tiempo que reduce el riesgo inherente a los negocios internacionales.

A continuación, se presenta el modelo de un negocio de exportación según la metodología de la Gerencia de Proyectos PMI.

Un PEE (leer artículo relacionado) incluye el nivel de alcance del proyecto, las razones para exportar, los objetivos, las limitaciones que hayamos detectado, sus posibles soluciones, e identificamos a los grupos de interés importantes para exportar, así como los recursos en cada etapa y un cronograma de actividades.

Descripción de los procesos y las etapas

PROCESOS DE INICIO

Legalizar la organización: CC + NIT, RUT + RNE, VUCE – FUCE y MUISCA

Validar las condiciones de la oferta:

  • Elaborar un estudio del producto: Aspectos técnicos, arancelarios y estadísticas comerciales.
  • Completar las condiciones del régimen aplicable vigente: Vistos buenos, licencia previa, permisos y documentación de origen.

Analizar el comportamiento del mercado mundial (países compradores, países vendedores)

  • De los países vendedores: Identificar empresas y marcas líderes: Niveles de calidad y rangos de precios.
  • De los países compradores: Construir un CRM para la estrategia de prospección.

PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

Evaluar una preselección de mercados de interés prioritario:

  • Estudiar el consumo, el comportamiento del consumidor y la cadena de suministro, los canales de distribución y tratados comerciales.
  • Conocer las condiciones de entrada.
  • ¿Se requiere participar en ferias comerciales?

Etapa de prospección:

Evaluar una preselección de compradores: empresas interesadas en comprar, respuesta a estímulos.

PROCESOS DE EJECUCIÓN

Etapa de contacto o acercamiento:

Seleccionar y ejecutar la estrategia de negociación apropiada para cada posible comprador (leer artículo relacionado):

  • Implementación de estrategias con enfoque push
  • Implementación de estrategias con enfoque pull
  • ¿Se requiere participar en licitación o rueda de negocios?

Etapa de preparación:

  • Investigar al cliente potencial.
  • Preparar el material de apoyo el cual puede incluir muestras.

Etapa de encuentro:

¿Se requiere implementar una estrategia de misión de negocios?Aspectos a negociar en la exportación: Tipo y gama de producto, calidad, cantidad, condiciones de entrega, precio, condiciones y medios de pago, plazo de entrega y garantías, entre otros aspectos de interés.

Etapa de propuesta y discusión:

  • Calcular el precio internacional final – valor unitario estimado.
  • Elaborar la cotización de compraventa internacional.

Etapa de cierre de la venta internacional:

  • Emitir la factura comercial
  • Solicitar los recursos económicos para la financiación de la pre-exportación: Abrir cupo de carta de crédito en el banco seleccionado.

Etapa operativa: El trámite aduanero:

  • Contratar el T.I.P
  • Contratar la póliza global
  • Tramitar el SAE en Muisca
  • Recepción de autorización
  • Aceptada
  • Llevar la mercancía a zona primaria
  • Solicitud de ingreso a Zona Primaria
  • Asignación de depósito en terminal o muelle (s.a)
  • Inspección
  • Acta de inspección
  • Autorización de embarque
  • Embarque
  • Manifiesto de carga
  • Reporte de inconsistencias para correcciones

PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL

Actividades de posventa:

  • Mantener contacto con el cliente haciendo seguimiento al negocio hecho.
  • Crear un programa de fidelización (leer artículo relacionado)
  • Informar sobre lanzamientos, mejoras y sugerencias a los clientes.
  • Enviar regalos o contactar en fechas especiales.
  • Contar con un plan de atención de contingencias presentadas en cada exportación para realimentar el proceso.

PROCESOS DE CIERRE

Trámite aduanero: Presentación del DEX con sus soportes

Trámite del cobro de la exportación:

  • Tramitar el reintegro de divisas.
  • Elaborar la declaración de cambio.

Actualización del CRM y agendamiento de seguimiento.

Evaluación de rentabilidad final luego de tipos de cambio e inflación. Elaboración de informes y socialización de resultados.

Para citar este artículo dentro del texto: Domínguez Sandoval (2018, mayo)

Para referenciar correctamente: Domínguez Sandoval, Stella Isabel. (2018, mayo) Procesos y Etapas de un Proyecto de Exportación (blog) En: https://wp.me/s9XPYI-expo

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Publicado por Stella Domínguez

Gerente de mercadeo y consultora independiente, con 21 años de experiencia profesional en marketing e internacionalización de organizaciones y 10 años en docencia universitaria a nivel de pregrado y posgrado. Profesional en Comercio Internacional, Magister en Administración y Especialista en Pedagogía y Docencia Universitaria. Analítica e innovadora, reconocida por resolver problemas con pensamiento crítico, identificar patrones de comportamiento para la toma de decisiones y liderazgo para motivar a las personas.

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