¿Cómo Realizar Mejores Presentaciones Virtuales?

Hoy en día, tomar las clásicas presentaciones que utilizamos para nuestras exposiciones presenciales y replicarlas en ambientes virtuales, tiene una implicación directa en la calidad percibida de nuestros servicios como exponentes y definitivamente, una experiencia aburrida y decepcionante para nuestra audiencia. He querido escribir este artículo para ofrecer una serie de herramientas que deben ser implementadas en las presentaciones virtuales para mejorar la experiencia de quienes nos escuchan, no solamente de forma pasiva sino generando espacios para la participación activa de todos los asistentes.  A mí me han funcionado muy bien en mis conferencias y han permitido disfrutar el desarrollo de metodologías digitales más intuitivas y definitivamente más entretenidas, tan solo aprovechando la tecnología existente y la creatividad.

Cualquier presentación virtual en la que existe uno o varios exponentes que concentrarán la mayor cantidad de tiempo de la atención y una audiencia de cualquier tamaño, se considera una conferencia virtual. Solo existen cuatro razones posibles para convocar a una reunión no presencial y que esta sea exitosa: para influir en los demás, para tomar decisiones, para resolver problemas o para fortalecer las relaciones.

Las conferencias virtuales contienen seis elementos principales:

  1. El escenario que determina la calidad de la conferencia.
  2. Las diapositivas de una presentación que promuevan una mayor interactividad.
  3. La voz de los exponentes que debe mantener a la audiencia prestando atención.
  4. Las encuestas interactivas redactadas e insertadas correctamente para fomentar la participación.
  5. Los chats como técnica para integrar comentarios y preguntas a la presentación.
  6. Las pantallas compartidas para estimular la participación en todo momento.

Estos seis elementos se interponen, interrelacionan y se mezclan con cierto diseño ordenado para activar y mantener a la audiencia despierta y concentrada, reteniendo la atención y logrando un mejor desempeño general de los asistentes.

Sobre el escenario.

  1. La escenografía para una conferencia virtual implica pensar en la calidad de los equipos que se requieren y los detalles que harán la diferenciación.
  2. Seleccionar el tipo de cámara y los ángulos que tomará.
  3. Diseñar fondos de marca.
  4. Contar con excelentes micrófonos, cuidando los ruidos y sonidos externos lo más posible.
  5. Mejorar la calidad de la iluminación. Nada como la luz sola natural.
  6. Así mismo, cuando el evento está programado para varios días, se puede promover el compromiso creando actividades complementarias en el calendario de bienestar. Por ejemplo, días con vestimenta específica como camisa o camiseta blanca, un concurso al escenario más innovador, crear un reto para publicar fotos en redes sociales, o pausas activas para impulsar la energía.
  7. Mantener las reuniones y sesiones más cortas de lo que normalmente lo haría para mantener a los asistentes enfocados en el contenido. La duración de la conferencia virtual debe ser menor que la duración de la misma conferencia presencial. Hay una diferencia entre sentarse en una presentación de dos horas rodeado de asistentes emocionados, ver una presentación que integra música, actuación y discursos inspiradores y sentarse solo en una silla en su casa. En la casa, las sesiones se sienten más largas y están más tentados a hacer clic.
  8. Llamar a los asistentes por su nombre. Cada persona ágile puede colocar su nombre en el perfil en línea como las escarapelas en los eventos presenciales.

Sobre las diapositivas.

Consejos e ideas para mejorar una presentación con diapositivas.

  1. Es importante acompañar toda conferencia con diapositivas que faciliten la conversación, fomenten la credibilidad y eleven la calidad profesional. Puede utilizarse: Power Point, Keynote, Canva, Presentaciones de Google, Prezi, PowToon, Genially, Emaze y Linkedin slideshare… cualquier opción es válida. Utiliza la que ya conoces bien porque tendrás que invertir un tiempo extra en crear otros materiales.
  2. Las diapositivas complementan el discurso, pero no lo deben dominar.
  3. La información y las imágenes deben comunicar y resaltar las increíbles ideas que se compartirán con la audiencia. Es importante enriquecer el contenido de cada diapositiva, no sumando información, sino pensando en lo que queremos que la audiencia haga con esa información.
  4. Un diseño básico enfatiza el contenido de forma simple, ordenado y agradable.
  5. Aumentar el número de diapositivas para “expandir” el contenido. Cuando en una sola diapositiva se incluyen varias imágenes y líneas de texto, puede funcionar bien en una gran proyección como en las pantallas para conferencias presenciales o incluso en monitores de escritorio, pero no tanto cuando se quiere leer en un dispositivo móvil. Así que es mejor desglosar una idea en varias diapositivas para que sea más fácil su comprensión en diferentes medios.
  6. Elegir la fuente correcta. Es mejor escoger un tipo de letra limpio y claro para quienes se ubican lejos de la pantalla.
  7. Utilizar máximo dos tipos de fuentes. Esto evita lo que se denomina como “diversión tipográfica” que termina distrayendo a la audiencia, disminuyendo la recordación de lo verdaderamente importante.
  8. Elegir colores para los fondos y las letras pensando en el contraste. Variar los fondos entre diapositivas, lo suficiente para que se perciban como distintos, facilita la distinción de los contenidos con cierto orden y armonía. Seleccione un color para resaltar lo importante, pero intente mantener de forma consistente la paleta de color seleccionada. Si necesita ayuda con la selección de colores, puede utilizar el simulador disponible en: Color Scheme Designer 3
  9. La iluminación del lugar afecta el diseño.
  10. Cada diapositiva debe ser distinta e interesante. Si un monótono vocal puede dormir a la audiencia, un monótono visual, también. La variedad se logra combinando texto, imágenes, ilustraciones y citas.
  11. NO recargar de texto una sola diapositiva. Utilice palabras clave para recordar las ideas que va a exponer verbalmente. JAMÁS NUNCA lea sus diapositivas textualmente.
  12. Siempre será mejor utilizar una letra de tamaño grande. Para los títulos el tamaño de letra debe ser superior a 36 puntos, mientras el contenido debe ajustarse al tamaño seleccionado al de los títulos. Verifique los títulos en un dispositivo más pequeño para asegurarse de que la pantalla no comprima el ancho, forzando las palabras en la siguiente línea y causando una superposición.
  13. Usar las viñetas sin exagerar (máximo 3 por diapositiva).
  14. Respetar los márgenes de la diapositiva.
  15. Ser conciso con las palabras que usará para explicar una idea.
  16. No apretar las palabras de un texto, dele suficiente espacio incluso entre líneas (no sea tacaño).
  17. La información importante se debe ubicar en los dos tercios superiores de la diapositiva porque todos podrán verla fácilmente, especialmente para aquellos en las filas posteriores. Deje el tercio inferior de sus diapositivas únicamente para el membrete de la organización patrocinadora.
  18. Mantener una alineación hacia la izquierda para que se vea limpio. Evite centrar los textos porque se ven diferentes según el tipo de pantalla.
  19. Una imagen dice más que 1000 palabras. Dedique tiempo a la selección de imágenes efectivas que comuniquen de forma literal o conceptual sus ideas. Las imágenes pueden ser: fotos, memes, comics, ilustraciones y/o dibujos. Si la imagen es realmente buena, déjela sola.
  20. Hoy en día, la mayoría de las personas están en línea desde un dispositivo móvil, es conveniente revisar el uso de tablas, gráficos e infografías dentro de la presentación porque en muchos casos no son compatibles y la audiencia no las puede ver. Usted puede enviar previamente un documento con esta información o compartir un enlace al material en línea.
  21. Incluir la información de contacto al principio y al final de la presentación. No todos prestarán atención al comienzo de su presentación, y no todos prestarán atención al final. Esto le da a su audiencia dos oportunidades de saber quién es usted y cómo ponerse en contacto.
  22. Publicar las diapositivas en línea, ya sea en un sitio web, en SlideShare o Google Classroom. Informe a su audiencia por adelantado que sus diapositivas están disponibles en línea. Incluya un enlace a la descarga o un código QR para escanear y acceder fácilmente a los datos en línea. Para crear un código QR gratuito en https://es.qr-code-generator.com/
  23. Acortar las direcciones URL o enlaces incluidos en la presentación. Recomiendo https://bitly.com/
  24. Verificar el esquema o la estructura del contenido para que coincida tanto lo que la audiencia está viendo con lo que usted está diciendo.
  25. Cerrar la conferencia virtual agradeciendo a la audiencia por su atención y participación. Solicite comentarios y apreciaciones sobre la experiencia.
  26. Simplificar. Dependiendo de la conexión a Internet, las animaciones, las transiciones y los videos podrían causar problemas; esto se convierte particularmente en un desafío si alguien está accediendo a su presentación en un dispositivo móvil y utilizando una red con conexiones poco confiables o irregulares. Esto podría causar un caso de “hipo digital” que será tan molesto como sus contrapartes naturales, nuevamente es recomendable compartir el material en otro repositorio.

Sobre la voz.

Usa estos consejos para trabajar la fuerza de tu voz, antes de afectarla o perjudicar tu salud.

  1. Una correcta postura impacta en el sonido de la voz y cómo otros la escuchan. A continuación, se explican algunos ejercicios para mejorar las presentaciones orales.
  2. Mirarse al espejo mientras se hacen los ejercicios, para corregir los movimientos.
  3. Si está de pie, separe los pies ligeramente, alineándolos a la altura de los hombros.
  4. Si está sentado, enderece la columna mientras inhala y exhala, hombros atrás, pecho abierto.
  5. La cadera no debe estar ni adelante ni atrás de los pies sino encima.
  6. Subir los hombros hacia las orejas y girarlos suavemente hacia atrás, abriendo el pecho abierto.
  7. Relajar la parte superior del cuerpo y mantenerlo quieto.
  8. La respiración diafragmática es el combustible de la voz. Con los siguientes ejercicios, se evitará la respiración superficial o el intentar decir todo tan rápido como en una sola toma de aire:
  9. Colocar la mano en el vientre.
  10. Inhalar lentamente por la nariz (no por la boca), expandir el estómago hacia fuera y exhalar retrayendo el estómago.
  11. Respirar profundamente empujando los hombros hacia bajo. Los pulmones llenos evitan que la voz se entrecorte o cambie abruptamente de tono.
  12. Cuando se inhala, los hombros no deben elevarse.
  13. Relajar y dejar que la inhalación sea profunda pero suave y exhalar lentamente hasta que sea de forma natural.
  14. Repetir el ejercicio anterior varias veces, pero al exhalar decir “ah”. Notará que el sonido se hace más fuerte sin esfuerzo.
  15. Sentir cómo el aire ingresa a los pulmones sin frenarse en la garganta.
  16. Para controlar una voz chillona, enfocar la respiración en el abdomen bajo y abrir la garganta para protegerla de la tensión.
  17. La pronunciación y el acento facilitan la claridad y la precisión de una voz profesional.
  18. Repetir trabalenguas ayuda a mejorar la pronunciación. Comience leyendo despacio y poco a poco va aumentando la velocidad.
  19. El tono de la voz expresa autoridad, no debe ser demasiado alto ni demasiado bajo para no crearle tensión a la voz. Este depende de la cantidad de aire que se inhala antes de hablar. Adaptar el tono a cualquier ocasión es una de las habilidades más importantes en la comunicación efectiva. A continuación, ejercicios para encontrar el tono apropiado.
  20. Identificar el tipo de voz.
  21. Seleccionar una frase para leer.
  22. Leer la frase en voz alta en un solo tono que coincida con su tipo de voz (recuerde los ejercicios de postura y respiración). Probablemente, estos tonos son un poco más altos de lo que acostumbra, sin embargo, se sorprenderá cuánto se relaja la voz cuando habla en estos campos.

Otros aspectos relacionados con la voz:

  • La melodía del habla es la cantidad de veces que sube o baja el tono cuando se habla en una misma conversación. Si la voz no es melódica, el tono será monótono y aburrido, por el contrario, si la voz es melódica, el tono será apasionado e intenso. En realidad, esto se debe ajustar a cada cultura e idioma.
  • Las voces nasales son desagradables y denotan antipatía. Para saber si se tiene este problema, se debe poner atención a los bostezos. Si al inhalar durante un bostezo abre la boca de par en par, su voz no es nasal. Por el contrario, inhala por la nariz, tendrá que hacer ejercicios para eliminar el problema. Bostece abriendo la boca, sienta que el aire toca hasta la úvula. Diga “ah”, no “ih”. Cuando dice “ih”, la parte posterior de la lengua se presiona contra el paladar blando y no puede entrar aire correctamente.
  • El ritmo o la velocidad del habla afecta lo que los otros perciben, si es rápido percibirán nerviosismo y si es lento podrán pensar que quien habla es menos inteligente. Durante una presentación con límite de tiempo, es mejor reducir el contenido a comunicar o enfocarse en lo más importante, porque el cerebro humano necesita tiempo para procesar la información oral. Según estudios, un ser humano promedio logra procesar 2 palabras por segundo (excluyendo monosílabos) o 120 palabras por minuto. A continuación, unos ejercicios de práctica: Configurar un temporizador en 60 segundos. Leer el siguiente script dentro de los 60 segundos. Intentar asegurarse de llevar 30 segundos justo en la mitad del texto.

Había una vez tres hermanos que viajaban por un camino sinuoso y solitario, al atardecer. De pronto los hermanos llegaron a un rio demasiado traicionero para cruzarlo. Pero siendo diestros en el arte de la magia los tres hermanos solo usaron sus varitas para crear un puente. Sin embargo, antes de pasar, una figura encapuchada bloqueó su camino, era la muerte, y se sintió defraudada porque los viajeros normalmente se ahogaban en el rio. Pero la muerte era astuta. Fingió felicitar a los tres hermanos por su magia y les dijo que se habían ganado un premio por ser lo bastante listos para evitarla. El mayor, pidió una varita más poderosa que cualquiera que existiera, y la muerte se la fabricó de un árbol de Sáuco que estaba cerca. El segundo hermano decidió que quería humillar a la muerte aún más, pidió el poder de traer a seres amados desde la tumba. Así la muerte tomo una piedra del rio y se la entregó. Finalmente, la muerte giró hacia el tercer hermano, un hombre humilde. Él pidió algo que le permitiera irse de ese lugar evitando que la muerte lo siguiera, la muerte de mala gana, le dio su propio manto de invisibilidad…

Rowling, J.K. (2007). Harry Potter y las Reliquias de la Muerte. London: Bloomsbury. Fragmento de los Cuentos de Beedle el bardo.

  • El volumen puede generar fatiga y hasta ronquera. Se autorregula fácilmente según el lugar en el que se está hablando, y en algunas ocasiones, del estado de salud del oído.
  • Moderar las pausas. Si son demasiado cortas, sonará como si se estuviera luchando por las palabras, unas pocas oportunas crean la sensación de intriga y curiosidad.
  • Grabarse así mismo, experimentando varios tonos, velocidades, ritmos y practicando la respiración, permite observar el producto final y hacer ajustes o cambios hasta obtener el resultado esperado.
  • El consejo más importante es ser auténtico. La práctica hace al maestro.

Sobre las encuestas interactivas.

A diferencia de las reuniones presenciales en las que las personas ponen atención o por lo menos lo fingen gracias al contacto visual coercitivo, en la virtualidad esto ha sido todo un reto. Hoy en día, se ha incluido el concepto “compromiso voluntario” para aumentar el nivel de autonomía y responsabilidad de una audiencia. A continuación, se explican algunas estrategias para lograr que cada individuo se involucre plenamente, como las pruebas de conocimiento que permiten medir la atención prestada.

  1. La regla de los 60 segundos. Los asistentes deben empatizar con el contexto para involucrarse y participar activamente en un ejercicio práctico. El expositor deberá presentar ese contexto de forma directa, a través de estadísticas, anécdotas o analogías, para que los asistentes propongan o compartan su punto de vista. A esto se le llama Micro Proyectos Basados en Problemas o MPBP.
  2. La regla de responsabilidad. Por lo general, todas las personas asumen roles implícitos en ciertos contextos; por ejemplo: el rol de observador en un cine o el rol de actor en un gimnasio. En una conferencia virtual se debe evitar que la audiencia tome el rol de observador.
  3. La regla “no hay donde esconderse”. Organizar grupos de trabajo de 2 o 3 personas (máximo). Crear espacios para el trabajo colaborativo como salón de chat, canal Slack, plataforma de mensajería o desgloses de audio. Establezca un límite de tiempo corto (máximo 3 minutos) para resolver una tarea altamente estructurada y breve.
  4. La regla del Power Point mínimo viable PPTMV. Como su mismo nombre lo indica, si el expositor tiene demasiadas diapositivas se sentirá obligado a “atravesarlas”, el objetivo es reducir la cantidad de información que se entrega para seleccionar aquella que le permita a la audiencia llegar al conocimiento por sí misma. Lo ideal es tener máximo 3 diapositivas para 20 minutos de conferencia incluyendo las actividades interactivas.
  5. La regla de los 7 minutos. El ideal es cambiar la actividad de la conferencia cada 7 minutos porque las personas pierden la concentración. Un ejemplo para una conferencia virtual de 20 minutos sería: 6 minutos para presentación, introducción y encuesta “pregunta rompe hielo”; 7 minutos de exposición con una encuesta en vivo; 7 minutos para la construcción colaborativa guiada, conclusión y cierre.
  6. La regla de la gamificación. Para algunos contenidos en los que la audiencia debe alcanzar un objetivo específico medible, se recomienda incluir elementos de los juegos y la lúdica a través de desafíos y premios. Los desafíos pueden ser tareas individuales como contestar una trivia o grupales como obtener información de otros.  Mira Kahoot.com. Contar con el contenido en una plataforma LMS facilita la creación de caminos a recorrer con guías, consejos y trucos adicionales. Este tipo de estrategias aumentan significativamente la satisfacción del asistente.
  7. La regla de keynotes en vivo especialmente para conferencias de varias horas y días. Tener una sesión magistral en vivo para crear un sentido de emoción y comunidad y permitir que los asistentes publiquen sus citas y pensamientos favoritos en las redes sociales en todo momento.

Si te interesa ver recursos para desarrollar actividades de trabajo colaborativo te invito a consultar mi artículo: 111 recursos para dinamizar eventos virtuales

Sobre los chats.

Permiten a la audiencia interactuar entre sí y con los conferencista o expositores del evento.

  1. Los chats pueden utilizarse como la única herramienta de interactividad en una conferencia virtual siempre y cuando la duración sea inferior a dos horas. Puede utilizarse el chat:
  2. Al inicio de la sesión se solicita que cada asistente se presente y comparta algo personal.
  3. Utilizando otras herramientas complementarias, se pueden hacer trivias o encuestas rápidas.
  4. Compartir contenido exclusivo cómo gráficas, tablas o datos de interés que complementan el tema.
  5. Una notificación automática (notification push) es un mensaje simple enviado por el conferencista que aparece en el dispositivo de cada asistente al evento, en un momento específico. Se pueden utilizar para:
  6. Alertar al asistente de algo importante.
  7. Informar a la audiencia que faltan 5 minutos para el inicio.
  8. Mostrar un ícono y un pequeño texto con enlace hacia el sitio web.
  9. Dirigir a los asistentes a un lugar físico y virtual específico.
  10. Integrar botones que invitan a la acción.
  11. Invitar a un enlace o sitio web único para los asistentes.
  12. Espacio para preguntas y respuestas especialmente si el contenido es técnico o especializado.
  13. En vivo (solo con una persona de apoyo): El expositor deberá informar a la audiencia que pueden incluir sus preguntas en el chat habilitado y en qué momento de la conferencia dará respuesta a las preguntas. Una persona de apoyo lee los chats y organiza las preguntas y los comentarios para informar al expositor.
  14. Con el contenido pregrabado: el mismo experto podrá revisar el chat para responder inmediatamente.
  15. Las Redes sociales como Instagram, Facebook, TikTok o Twitter, son esenciales para aumentar el impacto del conferencista. Crear un reto o desafío divertido para impulsar que los asistentes compartan sus opiniones y a cambio reciben botines y premios por correo después del evento.

Sobre las pantallas compartidas.

Esta estrategia permite colaborar con el equipo de la misma forma que lo haría en persona.

  • Controlar todo lo que ven los participantes.
  • Aprovechar al máximo el tiempo de la reunión.
  • Cualquier participante puede compartir su trabajo o ideas en la pantalla para que el resto del grupo pueda verlo desde cualquier lugar.
  • Recibir comentarios en directo
  • Facilitar la comunicación a distancia permitiendo que se pueda ver, editar y modificar documentos conjuntamente.

Finalmente, los eventos en persona tienen que ver con la creación de redes. Después de todo, todos están en el mismo lugar. Pero las reuniones virtuales también pueden aprovechar al máximo las redes. Utilice la lista de asistentes de su aplicación de evento móvil y conecte a los asistentes en función de intereses comunes, emparejamientos aleatorios u objetivos de eventos compartidos. Instituyó horas felices en video para que los asistentes se reúnan y proporcionen preguntas o actividades para ayudarlos a hacer conexiones valiosas.

Finalmente, para el contenido bajo demanda, permita a los asistentes mezclar y combinar contenido y ver sesiones a su propio ritmo. Ofrecer sesiones a las que se pueda asistir en cualquier momento. Si desea que los asistentes se adhieran a una agenda, deles un poco de margen de maniobra y agregue tiempo para los descansos.

 

Para citar este artículo dentro del texto: Domínguez Sandoval (2021, septiembre)

Para referenciar correctamente: Domínguez Sandoval, Stella Isabel. (2021, septiembre) ¿Cómo Realizar Mejores Presentaciones Virtuales? (blog) En: https://wp.me/s9XPYI-tp

Si estás desarrollando un evento y quieres ayuda para completar todas éstas recomendaciones y muchas más, de forma que asegures el éxito de tu presentación, te invito a contactarme para recibir asesoría. Solo debes diligenciar este formulario y pronto me pondré en contacto contigo.

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Publicado por Stella Domínguez

Gerente de mercadeo y consultora independiente, con 21 años de experiencia profesional en marketing e internacionalización de organizaciones y 10 años en docencia universitaria a nivel de pregrado y posgrado. Profesional en Comercio Internacional, Magister en Administración y Especialista en Pedagogía y Docencia Universitaria. Analítica e innovadora, reconocida por resolver problemas con pensamiento crítico, identificar patrones de comportamiento para la toma de decisiones y liderazgo para motivar a las personas.

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